Для ведения бухгалтерского учета в системе “1С: Предприятие” используются специальные объекты конфигурации “Планы счетов” и “Регистры бухгалтерии”. Система позволяет организовать учет по нескольким планам счетов и формировать собственную иерархию субсчетов большой степени вложенности.

Для удобства дальнейшего понимания проблемы приведем примеры плана счетов и регистра бухгалтерии.

В план счетов включаются все счета, используемые в бухгалтерском учете, с указанием их вида (активный или пассивный) и признака “Забалансовый”. Обычно используются стандартные планы счетов, в которые пользователь (бухгалтер) может вносить необходимые ему изменения и дополнения. В данном примере показана выборка из плана счетов, включающая в себя два счета – 41 (Товары) и 60 (Поставщики):

В регистрах бухгалтерии отражены бухгалтерские проводки с указанием дебитовых и кредитовых счетов:

В данном примере регистр бухгалтерии подчинен регистратору (здесь регистратором является приходная накладная).

Прежде, чем перейти к объектам “Планы счетов” и “Регистры бухгалтерии”, необходимо рассмотреть более подробно термин “Субконто”, широко используемый в системе 1С.

В практике бухгалтерского учета итоги по счетам дают лишь общее представление о производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Для более подробного анализа деятельности предприятия требуются аналитическая расшифровка и создание специального механизма аналитического учета. Во многих случаях необходимо отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение отдельных товаров и основных средств, выполнение конкретных договоров, расчеты по зарплате с различными лицами, вести учет в количественном и денежном выражении, а также в валюте, и т.д.

Для проведения подобного аналитического учета и органичного совмещения его с синтетическим в программе 1С было введено понятие “субконто”.

Наименование термина “Субконто” состоит из двух частей: “Суб” и “Конто”. Слово “Конто” происходит от итал. conto – счет (бухгалтерский счет). Иначе говоря, в дословном переводе Субконто – это Субсчет. Однако субсчет в программе 1С выполняет несколько иные функции.

Термин “субконто” в программе 1С используется для обобщенного названия группы объектов аналитического учета. Конкретные наименования объектов аналитического учета в 1С содержатся в специальных справочниках объектов аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам и т.д.

Например, на счете 20 (Основное производство) учитываются общие затраты на производство продукции. Но для того, чтобы учитывать затраты на производство продукции в разрезе нескольких направлений деятельности нам будет необходимо определить данные направления деятельности в специальном справочнике и связать этот справочник со счетом 20. Конечно, для этих целей можно было бы завести субсчета 20.1, 20.2 и т.д. Однако, это не всегда удобно, особенно в случае, если таких направлений деятельности более 10 и если могут постоянно появляться новые направления. Субконто представляет собой универсальный механизм, позволяющий расширять подобный аналитический учет без вмешательства в алгоритмы конфигурации.

Аналитический учет целесообразно вести по тем счетам, для которых необходимо определять итоги по отдельным объектам. Чаще всего ведется аналитический учет и используются субконто по следующим счетам:

01 – Основные средства
04 – Нематериальные активы
10 – Материалы
12 – МБП
20 – Основное производство
40 – Готовая продукция
41 – Товары
45 – Товары отгруженные
46 – Реализация
60 – Расчеты с поставщиками
61 – Расчеты по авансам выданным
62 – Расчеты с покупателями
64 – Расчеты по авансам полученным
71 – Расчеты с подотчетными лицами
75 – Расчеты с учредителями
76 – Расчеты с дебиторами и кредиторами.

Для получения итогов с различной степенью детализации могут использоваться многоуровневые перечни объектов аналитического учета (субконто) (обычно максимальное количество таких уровней принимается равным 2). С помощью субконто можно вести и количественный учет в натуральном выражении.

В программе “1С: Предприятие 8” субконто задаются с помощью двух объектов: плана видов характеристик “ВидыСубконто” и подчиненного ему справочника “Субконто”. Создадим указанные объекты:

Справочник “Субконто” не имеет иерархии, реквизитов, табличных частей, редактируется в списке (в форме списка обязательно должна быть колонка “Владелец”):

На закладке “Основные” плана видов характеристик “ВидыСубконто” определим составной тип данных следующим образом:

Укажем также в поле “Дополнительные значения характеристик” ссылку на справочник “Субконто”:

У объекта План видов характеристик “ВидыСубконто” необходимо определить на закладке Прочее две предопределенные характеристики – Контрагенты и Номенклатура:

Проверим, как созданные нами объекты работают в пользовательском режиме.

При первом открытии план видов характеристик “ВидыСубконто” будет выглядеть так (в нем указываются заданные нами предопределенные элементы):

В данный план видов характеристик в пользовательском режиме можно добавлять новые виды субконто:

Теперь посмотрим справочник “Субконто”. Вначале он пуст, но в него можно также добавлять новые конкретные значения субконто тех видов, которые указаны в плане видов характеристик “ВидыСубконто” (виды субконто указываются в колонке “Владелец”):